Phần mềm kế toán Excel có phù hợp sử dụng cho doanh nghiệp?

>>  Phần mềm kế toán Excel là phần mềm được sử dụng phổ biến trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên phần mềm này có nhiều ưu nhược điểm.

>>  Để giúp người dùng có thêm thông tin đánh giá chúng tôi đưa ra phân tích cụ thể như sau:

Phần mềm kế toán Excel được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ do nó mang nhiều ưu điểm:

 Chi phí thấp: Phần mềm kế toán Excel là phần mềm kế toán miễn phí hoặc phải trả phí nhưng mức chi phí thấp. Những bản trả phí là phần mềm kế toán nhưng chạy trên nền Excel.

 Dễ dàng sử dụng: Người dùng không mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng phần mềm. Bên cạnh đó không bắt buộc người dùng phải có chuyên môn sâu trong lĩnh vực kế toán. Vì vậy đây là phần mềm được sử dụng rộng rãi với không chỉ nhân viên kế toán mà các nhân viên văn phòng, nhân viên bán hàng, giáo viên...

 Tính tùy biến cao: Không cần sự hỗ trợ, cần thiết của nhà cung cấp người dùng có thể tùy chỉnh công thức, chỉnh sửa biểu mẫu, thêm bớt cột dòng... Bên cạnh đó phần mềm có nhiều tính năng phân tích, lập báo cáo không cần sự hỗ trợ từ phần mềm khác.

 Tính ứng dụng đa dạng: Phần mềm Excel được lựa chọn sử dụng trong phần mềm kế toán bán hàng, phần mềm kế toán kho.

 

   Phạm vi áp dụng: Excel phù hợp sử dụng với cơ sở dữ liệu không lớn và ít phát sinh nghiệp vụ kế toán. Do đó các công ty vừa và nhỏ, cơ sở dữ liệu kế toán viên có thể quản lý được mới sử dụng phần mềm này. Với đơn vị có cơ sở dữ liệu lớn sử dụng Excel gây tình trạng bị động, khó để rà soát, sàn sẻ công việc hay bàn giao.

 Tiêu tốn nhiều thời gian của kế toán viên: Để sử dụng Excel kế toán viên cần tự thiết lập các biểu mẫu phù hợp cho từng hoạt động, từng loại chứng từ... Thường xuyên thay đổi thông tin, bảng tính, công thức cho phù hợp với hoạt động kế toán. Vì vậy công việc kế toán tiêu tốn nhiều thời gian và công sức của người sử dụng.

 Khó khăn trong tổng hợp dữ liệu: Quá trình nhập số liệu trên file riêng lẻ khiến cho việc rà soát, tổng hợp, thống kê, tìm kiếm số liệu khó khăn. Để rà soát số liệu làm báo cáo cuối năm người dùng phải kiểm tra lại số liệu từ đầu.

 Tính bảo mật thấp: Sử dụng Excel có tính bảo mật không cao, file dữ liệu dễ dàng bị xóa và rất khó để phục hồi dữ liệu. File thực hiện rời rạc khó kiểm soát hay tìm kiếm.

 Không kết nối với các đơn vị khác: Sử dụng Excel không kết nối, tích hợp với kênh như hóa đơn điện tử, thuế...

 

 Nhiều doanh nghiệp và người làm nghề kế toán có chung thắc mắc “Phần mềm Excel có phù hợp với doanh nghiệp không?”

 Qua phân tích trên đây chúng ta đã nhận thấy những ưu nhược điểm của phần mềm Excel. Để sử dụng tốt phần mềm này chúng ta cần khắc phục những nhược điểm vốn có.

 

        1. Để sử dụng tốt phần mềm Excel người dùng cần phải thành thạo các công cụ của Excel. Bạn có thể đầu tư thời gian tự học hoặc tìm hiểu tại các lớp học chuyên sâu để nâng cao nghiệp vụ.

        2. Bên cạnh đó đối với các file Excel cần có cách quản lý khoa học. Cần phân loại chứng từ, sổ sách theo loại và thời gian chính xác với những ghi chú cụ thể. Có như vậy công tác tìm kiếm hoặc làm báo cáo cuối năm mới nhanh chóng và hiệu quả được.

         1. Hiện nay có nhiều phần mềm kế toán online có tính bảo mật cao, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán với mức chi phí phù hợp với điều kiện và quy mô doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm kế toán này giúp quản lý hoạt động tài chính, kế toán doanh nghiệp nhanh chóng và dễ dàng.

         2. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu một số phần mềm kế toán nhận được sự đánh giá cao từ những đơn vị đã sử dụng như: Phần mềm kế toán Misa, Phần mềm kế toán AkeToan... Đây là phần mềm với nhiều tính năng ưu việt:

• Phần mềm áp dụng phù hợp với đủ quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn trên nhiều ngành nghề kinh doanh khác nhau.
   
• Giao diện dễ dàng sử dụng, dễ nhập số liệu, tổng hợp số liệu, hạch toán kế toán, kiểm tra sai sót, tự động lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế...
   
• Phần mềm kết nối với ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thuế... khiến cho công tác kế toán trở nên dễ dàng hơn nhiều.
   
• Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu, số liệu, chứng từ trên hệ thống.
   
• Liên tục cập nhật quy định mới từ Bộ Tài chính.
   
• Cùng lúc có thể phần quyền sử dụng cho nhiều nhân viên.
   
• Tính bảo mật cao, dữ liệu được sao lưu có thể khôi phục khi cần thiết.

1. Phần mềm kế toán là gì? Tính năng ưu việt của phần mềm kế toán AKeToan
2. Phần mềm kế toán bán hàng – công cụ hỗ trợ bán hàng tốt nhất