KPI là gì và doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng chúng như thế nào?

  Các bác sĩ sử dụng KPI để đo lường sức khỏe và hạnh phúc của chúng ta. Chỉ số khối cơ thể (BMI), huyết áp và mức cholesterol của chúng ta đều là những KPI có ý nghĩa y tế cụ thể. Theo cách tương tự, KPIs kinh doanh cũng mang những ý nghĩa cụ thể. Tỷ lệ nợ / vốn chủ sở hữu, số ngày mắc nợ và tỷ lệ phần trăm lợi nhuận gộp là tất cả các thước đo có ý nghĩa cụ thể trong bối cảnh kinh doanh.

 Các chỉ số hoạt động chính được sử dụng bởi các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Đo lường KPI sử dụng dữ liệu để cho biết doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt như thế nào. Chúng sẽ khác nhau đối với mỗi doanh nghiệp, nhưng ý tưởng cơ bản là giống nhau. Đó là, để đo lường các tính năng quan trọng của doanh nghiệp của bạn.

 Riêng nó, chỉ số huyết áp của bạn chỉ nói lên một chút về sức khỏe tổng thể của bạn. Khi bạn kết hợp điều này với mức cholesterol và chỉ số BMI, bạn và bác sĩ của bạn sẽ có được một bức tranh đầy đủ hơn về sức khỏe của bạn. Theo cách tương tự, KPI kinh doanh kể một phần nhỏ câu chuyện về doanh nghiệp của bạn. Nhìn vào tập hợp các chỉ số hoặc KPI kinh doanh sẽ cho biết một câu chuyện lớn hơn. Đo lường KPI giúp bạn hiểu doanh nghiệp của mình từ trên xuống dưới. Bạn có thể sử dụng kiến thức đó để đưa ra các quyết định chiến lược, hiệu quả.

   Hãy suy nghĩ kỹ về lĩnh vực kinh doanh của bạn phù hợp để đo lường. Các bộ số liệu khác nhau rất quan trọng đối với các doanh nghiệp khác nhau. Tập trung vào những cái phù hợp sẽ cho bạn xác nhận sớm về thành công hoặc cảnh báo sớm về các vấn đề tiềm ẩn.

 Kế toán của bạn sẽ có thể giúp bạn quyết định đâu là KPI quan trọng đối với bạn. Khi họ tư vấn cho bạn về điều này, họ sẽ cân nhắc:
 

  Nếu bạn đang đo lường các chỉ số hiệu suất chính thì bạn cần tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh chính của mình. Không có ích gì khi đo lường những thứ sẽ không tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn theo thời gian.

 Bạn nên đo lường bao nhiêu KPI? Nó phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn. Các doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ cần nửa tá hoặc hơn. Các tổ chức lớn hơn có thể có nhiều như vậy cho mỗi bộ phận - hoặc thậm chí cho mỗi người quản lý!

 Nhiều hơn không có nghĩa là tốt hơn, vì vậy đừng quá lo lắng. Quá nhiều số liệu có thể làm phức tạp bức tranh. Đảm bảo rằng bạn có vừa đủ để cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan rõ ràng về doanh nghiệp của bạn. Kế toán của bạn sẽ có thể giúp chọn những cái phù hợp nhất cho bạn.

   KPI là công cụ hữu ích giúp bạn đo lường hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Nhưng bạn cần sử dụng chúng một cách hợp lý. Đừng chỉ coi chúng theo mệnh giá.

 Sự sụt giảm doanh số theo KPI có thể do sự thay đổi theo mùa. Ví dụ, mọi người không mua nhiều quần áo mùa đông vào mùa hè. Bạn không thể làm gì nhiều về điều đó - đó không phải là lỗi của nhân viên bán hàng của bạn.

 Tương tự, vòng quay hàng tồn kho có thể giảm vì bạn đã mua nhiều hàng tồn kho trong khi nhà cung cấp có đợt giảm giá. Thông thường, sự sụt giảm trong vòng quay hàng tồn kho sẽ là một điều tồi tệ. Trong trường hợp này, bạn sẽ theo dõi vòng quay hàng tồn kho để kiểm tra xem nó có trở lại bình thường khi bạn bán hàng tồn kho dư thừa hay không.

 Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu những gì KPI đang cho bạn biết trước khi bạn cố gắng giải quyết một vấn đề. Nếu bạn sử dụng cách hiểu thông thường, các chỉ số hiệu suất chính là những công cụ hữu ích. Một lần nữa, kế toán của bạn thực sự có thể giúp bạn bằng cách giải thích thông điệp mà các số liệu mang lại cho bạn.

   Các chỉ số hoạt động chính hiệu quả có thể được tổ chức thành các nhóm. Dưới đây là bốn nhóm có thể có tác động lớn đến doanh nghiệp của bạn.

1. Hiệu quả

• Giảm lãng phí và tận dụng tối đa các nguồn lực của bạn.
   
• Tìm cách cải thiện năng suất của nhân viên.
   
• Giảm số ngày tồn kho để giảm chi phí lưu kho.
   

2. Tăng trưởng

• Tăng doanh số bán hàng của bạn, được đo bằng tổng và doanh thu ròng.
   
• Cải thiện sự giàu có, được đo lường bằng vốn chủ sở hữu kinh doanh.
   

3. Nguồn lực

• Cân đối mức nợ và vốn chủ sở hữu ở mức tốt nhất.
   
• Cân bằng mức tồn kho với các khoản phải trả người bán để đạt hiệu quả tốt nhất.
   
• Tối ưu hóa các điều khoản thương mại để tăng tốc độ biên nhận.
   

4. Khả năng phục hồi

• Giảm rủi ro tín dụng bằng cách tối ưu hóa mức nợ.
   
• Cải thiện khả năng sinh lời để tăng khả năng trả lãi.
   
• Giảm rủi ro tài chính bằng cách tăng mức vốn chủ sở hữu trên tài sản.
   
• Đây chỉ là những ví dụ. Không nghi ngờ gì nữa, bạn có thể nghĩ về những người khác có thể áp dụng cho doanh nghiệp cụ thể của bạn.
   
• Hãy nhớ rằng, bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán hiện đại để theo dõi một số nhóm KPI này. Và nếu phần mềm đó dựa trên đám mây, bạn có thể theo dõi KPI của mình từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.

   Như bạn có thể thấy, các chỉ số hiệu suất chính rất hữu ích trong mọi lĩnh vực kinh doanh. Nhưng điều quan trọng là phải sử dụng chúng đúng cách chứ không phải chỉ xác định KPI rồi quên nó đi. Đảm bảo rằng bất cứ điều gì bạn chọn để đo lường đều được xem xét và theo dõi một cách thường xuyên.

 KPI sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về doanh nghiệp của bạn hiện đang ở đâu - và nó sẽ đi đến đâu. Được sử dụng đúng cách, chúng giúp bạn theo dõi nguồn lực của tổ chức của bạn.

1. Thiết lập bảng lương trực tuyến với ngân hàng của bạn
2. Bạn nên trả lương cho mình bao nhiêu?