Thiết lập bảng lương trực tuyến với ngân hàng của bạn

  Các quy trình tính lương luôn phát triển. Trong những năm qua, các doanh nghiệp đã chuyển sang hệ thống thanh toán mới. Trước đây, nhân viên được trả lương bằng:
 
 Vì vậy, giai đoạn tiếp theo rõ ràng là tự động hóa việc thanh toán trực tiếp trực tuyến cho nhân viên của bạn. Các doanh nghiệp hiện đại sử dụng phần mềm để kết nối với tài khoản ngân hàng của họ. Sau đó, họ có thể thiết lập thanh toán tự động cho nhân viên của mình - và làm những việc hữu ích khác.

   Tài khoản ngân hàng của bạn là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bạn. Bạn thực hiện và nhận thanh toán mỗi ngày. Vì vậy, điều hợp lý là tài khoản ngân hàng của bạn được gắn chặt với phần mềm kinh doanh của bạn.

 Phần mềm kế toán hiện đại có thể liên kết với các tiện ích ngân hàng trực tuyến của hầu hết các ngân hàng lớn. Điều này cho phép bạn quản lý tất cả các khía cạnh tiền của mình mà không cần đến chi nhánh ngân hàng.

 Ví dụ: phần mềm kế toán tốt có thể lấy "nguồn cấp dữ liệu ngân hàng" từ ngân hàng của bạn. Nguồn cấp dữ liệu ngân hàng là một cách để bạn xem các giao dịch ngân hàng của mình khi bạn đăng nhập vào phần mềm kế toán của mình. Đó là một cách nhanh chóng để khớp các giao dịch ngân hàng và điều chỉnh các tài khoản của bạn một cách dễ dàng.

 Bạn cũng có thể thanh toán nhanh hơn cho nhân viên của mình mà không cần phải nhập tất cả các chi tiết theo cách thủ công. Trả lương trực tuyến tốt cho nhân viên của bạn - và tốt cho doanh nghiệp của bạn.

   Ngân hàng trực tuyến được bao phủ bởi các quy định nghiêm ngặt và bảo mật chặt chẽ. Các chủ tài khoản ngân hàng cần biết rằng tiền của họ luôn được an toàn. Vì vậy các ngân hàng và công ty phần mềm kế toán làm việc chăm chỉ để đảm bảo rằng bảng lương trực tuyến được an toàn.

 Có hai cách đơn giản để thực hiện thanh toán theo bảng lương trực tuyến an toàn:

1. Phần mềm kế toán của bạn tạo một tệp thanh toán. Điều này chứa các hướng dẫn thanh toán trong một biểu mẫu mà ngân hàng của bạn hiểu. Đăng nhập vào ngân hàng trực tuyến của bạn và tải tệp lên. Sau đó, chỉ cần xác nhận rằng bạn muốn thực hiện thanh toán - và chúng sẽ đi.
    
2. Phần mềm kế toán của bạn gửi hướng dẫn thanh toán trực tiếp đến một công ty thanh toán đáng tin cậy như ngân hàng của bạn. Công ty đó trả tiền cho nhân viên của bạn và bạn thực hiện một khoản thanh toán duy nhất cho công ty.
    
3. Cả hai phương pháp đều có lợi thế của chúng, nhưng thứ hai là đặc biệt nhanh chóng và dễ dàng. Bạn có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động từ bên trong phần mềm kế toán của mình và bạn sẽ chỉ phải đăng nhập vào tài khoản ngân hàng của mình để thực hiện một khoản thanh toán duy nhất.

   Thật đơn giản để nhận nguồn cấp dữ liệu ngân hàng tự động từ ngân hàng của bạn sau khi bạn kết nối nó với hệ thống kế toán của mình. Các dòng sao kê ngân hàng của bạn được đưa vào phần mềm kế toán để bạn có thể khớp chúng và sau đó đối chiếu với hồ sơ của mình.

 Tài khoản của bạn sẽ được cập nhật tự động với tất cả các giao dịch ngân hàng gần đây của bạn. Bạn sẽ không phải nhập bất cứ thứ gì, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

 Phần mềm kế toán chất lượng sẽ cho phép bạn có nguồn cấp dữ liệu trực tiếp từ hầu hết các ngân hàng lớn. Trước tiên, bạn có thể cần phải ký vào biểu mẫu cho phép công ty. Bạn cũng có thể phải trả một khoản phí nhỏ cho ngân hàng. Nhưng nó xứng đáng với chi phí bỏ ra, bởi những ưu điểm mà nó mang lại.

   Tính lương đơn giản hơn chỉ là một trong những lợi ích của việc liên kết phần mềm kế toán với ngân hàng của bạn. Có thể truy cập nguồn cấp dữ liệu ngân hàng có chứa thông tin cập nhật mang lại cho bạn nhiều sự linh hoạt. Một số lợi thế khác bao gồm:

• Ít công việc thủ công hơn - thông tin tài chính của bạn được cập nhật tự động.
   
• Điều chỉnh tài khoản nhanh hơn thông qua nguồn cấp dữ liệu ngân hàng.
   
• Ít có khả năng mắc lỗi đánh máy hoặc các lỗi thủ công khác.
   
• Bạn có được cái nhìn chính xác, theo thời gian thực về các tài khoản của mình.
   
• Bạn có thể truy cập dữ liệu ngân hàng của mình từ mọi nơi.
   
• Bạn có thể thực hiện và lập lịch thanh toán nhanh chóng và dễ dàng.
   
• Bạn sẽ có nhân viên và nhà cung cấp hạnh phúc hơn, vì bạn có thể trả tiền cho họ nhanh hơn.

 Bất cứ điều gì đơn giản hóa việc đối chiếu tài khoản và thanh toán theo bảng lương đều tốt cho doanh nghiệp của bạn.

   Nếu bạn muốn kết nối với ngân hàng của mình để nhận được các lợi ích của nguồn cấp dữ liệu và thanh toán tự động, bạn sẽ cần phần mềm phù hợp.

 Các gói phần mềm kế toán hoạt động theo những cách khác nhau - và với các ngân hàng khác nhau. Đảm bảo bạn chọn phần mềm phù hợp nhất với mình. Nó phải có các tính năng sau:

 Hỗ trợ nguồn cấp dữ liệu ngân hàng và điều chỉnh tài khoản

• Tốt nhất là điều này nên được tự động hóa, vì vậy bạn không phải tải dữ liệu xuống theo cách thủ công từ tài khoản ngân hàng của mình.

 Hỗ trợ các tệp dữ liệu thanh toán

•  Có thể tạo tệp dữ liệu thanh toán định dạng chuẩn mà bạn có thể tải lên ngân hàng của mình.

 Khả năng tiếp cận

•  Với phần mềm trực tuyến hoặc dựa trên đám mây, bạn có thể truy cập tài khoản của mình một cách an toàn, cho dù bạn đang ở văn phòng hay nơi khác. Nó có nghĩa là bạn không bị ràng buộc vào một máy tính khi bạn muốn quản lý bảng lương trực tuyến của mình.

 Dễ sử dụng

•   Kế toán đôi khi có thể phức tạp, nhưng phần mềm kế toán của bạn phải làm cho cuộc sống của bạn trở nên đơn giản nhất có thể.

 Tính năng trả lương

•  Bạn không thể tự động trả lương cho nhân viên nếu phần mềm kế toán của bạn không thể xử lý các nghiệp vụ tính lương trực tuyến.

 Khả năng mở rộng

•  Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bảng lương của bạn cũng vậy - bởi vì bạn sẽ có nhiều nhân viên hơn. Bạn cần đảm bảo rằng phần mềm kế toán của bạn có thể xử lý sự tăng trưởng này.

 Mức độ bảo trì thấp

•  Bạn sẽ không muốn phải tiếp tục áp dụng các bản nâng cấp và vá lỗi cho phần mềm kế toán của mình. Lý tưởng nhất là nó phải dựa trên đám mây - điều đó thường có nghĩa là việc nâng cấp và sao lưu diễn ra tự động.

   Một số ngân hàng có cách tiếp cận truyền thống, kiểu cũ đối với ngân hàng kinh doanh. Những người khác hiện đại và chủ động hơn và đã thích nghi với thế giới của các ứng dụng dựa trên đám mây.

Vì vậy, khi bạn đã xác định được ngân hàng kinh doanh tiềm năng cho nhu cầu trả lương trực tuyến của mình, đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn một chút. Dưới đây là một số điều cần tìm kiếm ở một đối tác ngân hàng lý tưởng:  Nó luôn luôn trả tiền để mua sắm xung quanh. Xem các đánh giá của khách hàng và đọc kỹ các điều khoản và điều kiện của từng ngân hàng. Một ngân hàng tốt sẽ ở lại với bạn trong suốt cuộc đời kinh doanh của bạn - vì vậy đây không phải là một quyết định bạn nên vội vàng.

   Khi bạn đã chọn phần mềm kế toán và tài khoản ngân hàng phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình, hãy thực hiện một số thử nghiệm. Đừng cố thực hiện thanh toán theo bảng lương trực tiếp ngay lập tức. Dành thời gian để hiểu quy trình hoạt động như thế nào.

 Kiểm tra nguồn cấp dữ liệu ngân hàng của bạn - kiểm tra xem nó tích hợp tốt như thế nào với phần mềm kế toán của bạn. Đảm bảo các con số có ý nghĩa.

 Sau đó, bạn có thể chuyển sang trả lương trực tuyến. Bắt đầu với một số khoản thanh toán thử nghiệm để đảm bảo mọi thứ hoạt động như bình thường. Ví dụ, bạn có thể trả một số tiền nhỏ cho chính mình hoặc một nhân viên. Đây sẽ là một thử nghiệm đầu tiên tuyệt vời vì bạn có thể đảo ngược giao dịch và dễ dàng nhận lại tiền.

 Điều quan trọng là bạn có thể tin tưởng kết nối với ngân hàng của mình. Bất kỳ lỗi nào có thể khó sửa chữa sau này. Vì vậy, hãy kiểm tra các con số thường xuyên trong giai đoạn đầu. Đảm bảo rằng các quy trình tự động đang làm những gì họ nên làm.

   Việc tích hợp phần mềm kế toán với ngân hàng của bạn có thể giúp cuộc sống của bạn đơn giản hơn. Cũng như cung cấp thông tin tài chính của bạn theo thời gian thực, nó có thể giúp tính lương nhanh hơn.

 Nó cũng làm giảm rủi ro do lỗi của con người và thời gian và nỗ lực cần thiết để giữ cho tài khoản của bạn được cập nhật.

 Với một chút công việc trước, bạn có thể cải thiện hiệu quả hoạt động tính lương của mình. Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn luôn vui vẻ - và điều đó tốt cho doanh nghiệp.

1. Phần mềm tính lương dành cho Mac dễ sử dụng.
2. 20 kinh nghiệm hay về cách sắp xếp kho hàng khoa học và tối ưu